Rappels de rendez-vous par email : réduire les oublis et les déplacements pour rien
Un client absent, c'est un créneau perdu, parfois un déplacement pour rien, et du temps qu'on ne récupère pas. Dans la grande majorité des cas, le client n'a pas fait exprès : il a simplement oublié.
La solution la plus simple : un rappel la veille
Un email envoyé la veille du rendez-vous suffit à éviter une bonne partie des oublis. Il rappelle la date, l'heure, l'adresse, et permet au client de prévenir s'il ne peut plus venir. Vous pouvez alors proposer le créneau à quelqu'un d'autre.
Que mettre dans le rappel ?
- Le jour et l'heure, écrits clairement.
- L'adresse (ou le lieu d'intervention) et, si besoin, ce que le client doit préparer.
- Un moyen simple de décaler : répondre à l'email ou appeler un numéro.
Bonjour Madame Bernard,
Petit rappel : je passe demain, jeudi 9 octobre, entre 14 h et 15 h, pour l'entretien de votre chaudière. En cas d'empêchement, il suffit de répondre à cet email pour choisir un autre créneau.
À demain !
Comment l'automatiser
Si vos rendez-vous sont dans un agenda (Google Agenda, Outlook) ou dans un tableau, une automatisation peut chaque jour repérer ceux du lendemain et envoyer le rappel personnalisé à chaque client, depuis votre adresse email. Vous pouvez aussi ajouter une confirmation au moment de la prise de rendez-vous.
Aller un peu plus loin
- Envoyer une demande d'avis Google une fois le rendez-vous passé.
- Prévenir automatiquement le client quand son rendez-vous annuel (entretien, révision, contrôle) approche.
- Recevoir chaque soir le planning du lendemain dans votre boîte mail.